10 TIPS
Al een aantal keren hebben mijn klanten opmerkingen gemaakt over hun overvolle mailbox. De mailbox is zo vol, dat ze het overzicht kwijt zijn. Daardoor kost de mail te veel kostbare tijd. En dat is echt niet fijn!
Ik heb 10 tips om je mailbox te structureren, te zorgen dat de mailbox niet overvol raakt en niet te veel tijd kost om te onderhouden. En al ken je een paar tips of alle tips, het is altijd goed ze weer even te zien. En natuurlijk toe te passen, als je dat nog niet gedaan hebt!
Ik streef ernaar hooguit 5 mails in mijn postvak in te hebben, maar bij voorkeur 0.
Tip 1 Installeer e-mail slechts op 1 apparaat
Heb je je e-mail op meerdere apparaten staan? Grote kans dat je mails dubbel aan het lezen bent. Zonde van de tijd! Gebruik slechts 1 apparaat. Je hoeft je niet af te vragen of je de e-mail wel of niet hebt gelezen. Er kunnen ook geen misverstanden ontstaan als er iets niet goed gaat met synchroniseren. En je hoeft niet op elk apparaat dat je bezit, je mail te hebben staan. Je hoeft niet 24 uur per dag bereikbaar te zijn voor je klanten.
Tip 2 Plan vaste tijden in
Alle werkzaamheden kosten tijd en kun je plannen. Plan per dag op een vast tijdstip in voor het lezen en beantwoorden van je e-mail. Stel een automatisch antwoord in, waarin je zegt binnen welke tijd je de e-mail zal beantwoorden (bv. 24 uur). Kunnen ze je voor spoedvragen op een andere manier dan via e-mail bereiken, zet dit dan ook in je automatisch antwoord. Zo kun jij zelf bepalen wanneer je op de mail reageert.
Als je vaste tijdstippen hebt gepland voor jezelf (bv. begin van de werkdag en een half uur voor het einde van de werkdag), hoef je niet de hele dag aan de mail te denken. En alles wat uit je hoofd kan, geeft ruimte voor andere zaken in je hoofd.
Tip 3 Zet de meldingen uit
Elke keer een piepje of een melding als een e-mail binnenkomt. Kun jij je dan beheersen om niet te kijken? Waarschijnlijk niet, ik in ieder geval niet. En als je kijkt, ben je meteen afgeleid van de taak waar je mee bezig was. Zet daarom de meldingen uit. Je hebt immers al 2x per dag je e-mail lezen en beantwoorden gepland.
Tip 4 Nieuwsbrieven
Schrijf je uit voor de nieuwsbrieven die je niet leest. Dat is een makkelijke. Maar wat als je wel een nieuwsbrief wilt lezen? Je kunt een apart mailadres voor de nieuwsbrieven maken en hier de nieuwsbrieven laten binnenkomen. Dit is wel extra werk en de kans is groot, dat je de brieven vergeet. En als je dan het postvak in opent van je nieuwsbriefaccount, dan zit deze nog overvol. Dat is nou net niet de bedoeling.
Maak een submap in je postvak in, genaamd nieuwsbrieven. Stel een automatische regel in, waarin je de nieuwsbrief naar de map nieuwsbrieven verplaatst. De nieuwsbrieven komen niet in je postvak in terecht op deze manier.
Plan vervolgens tijd in om nieuwsbrieven te lezen. Plan hiervoor 1x in de week een tijdstip, dan houd je het overzicht over het aantal nieuwsbrieven en ben je niet alsnog uren kwijt met lezen.
Merk je dat je nieuwsbrieven toch niet leest, schrijf je dan alsnog uit.
Tip 5 Lees de mails van nieuw naar oud
Begin bovenaan bij het opschonen en het lezen van je mailbox, dus bij de nieuwste mail. De kans is namelijk groot dat een probleem in een oudere mail inmiddels al is opgelost. Dan hoef je geen actie te ondernemen. Als dat zo is, verwijder dan meteen alle mails die over het probleem gaan. Opgeruimd staat netjes!
Tip 6 Meteen actie
Heb je een mail die je binnen 5 minuten kunt afhandelen? Doe dit dan meteen en verwijder de e-mail daarna. Dat scheelt weer mail in je postvak in.
Kan je de mail niet meteen afhandelen? Kijk verder bij tip 9.
Tip 7 Open een e-mail slechts 1 keer
Als je de mail leest, beslis meteen wat je er mee gaat doen. Je hebt de volgende mogelijkheden: meteen beantwoorden, in je agenda zetten of op planning plaatsen (of op je to-do-lijst), verwijderen of archiveren.
Tip 8 Werk met een planning
Zet de e-mail die actie vraagt, meteen in je planning, bv. in Trello. In Trello kun je een bijlage in de taak bijvoegen. Op die manier heb je meteen de goede e-mail bij de taak en hoef je niet opnieuw te zoeken in je mailbox naar de goede e-mail.
Tip 9 Gebruik de mappen afspraken, actie, wacht op reactie en lezen
Maak in je postvak in de submappen afspraken, actie, wacht op reactie en lezen.
Afspraken: de naam zegt het al, hierin zet je de mails die gaan over een afspraak. Heb je meerdere afspraken, dan kun je eventueel nog submappen maken per afspraak. Je krijgt dan wel heel veel submappen, wat niet ten goede komt aan de overzichtelijkheid.
Bewaar de laatste mail over de afspraak, want daarin staat alle informatie die is uitgewisseld en die je moet weten. De eerdere mails die over de afspraak gaan, kun je deleten.
Actie: hierin plaats je de mails die je ook als taak in je planning plaatst.
Wacht op reactie: hierin plaats je de mails waar je nog een reactie op verwacht. Door deze mails in deze map te plaatsen, hoef je niet elke keer je mailbox door te nemen en te kijken of er nog e-mail tussen zit waar je nog een antwoord op verwacht.
Zet in je agenda wanneer je uiterlijk een reactie verwacht op een mail, als je die deadline hebt genoemd/afgesproken.
Lezen: sommige e-mail bevat informatie die je nog een keer wilt lezen op een ander tijdstip. Verplaats deze e-mail naar de map lezen en neem deze 1 keer per week door. Na het lezen delete je de e-mail meteen.
Tip 10 Cc-mail: lees ze niet of later
Je moet wel op de hoogte zijn van de inhoud van een cc-mail, maar van jou wordt geen actie verwacht. Lees de cc-mail snel door en verwijder ze meteen daarna. Je kunt ook de mail aan het eind van de dag lezen. En je kunt besluiten de mail niet te lezen.
Bonus tip 11 stel tijdens je vakantie de afwezigheidsassistent in
Door het instellen van de afwezigheidsassistent weten je klanten dat ze niet dezelfde dag je antwoord kunnen verwachten. In de boodschap van de afwezigheidsassistent zet je welke dagen je afwezig bent. En je meldt wanneer je weer wel de mail kunt beantwoorden. Maar neem dit ruim. Ben je bijvoorbeeld op maandagochtend weer terug, meld dan dat je maandagmiddag weer de mail kunt beantwoorden. Je hebt dan voor jezelf meteen tijd ingepland om je mailbox door te nemen na je afwezigheid.
CONCLUSIE
Het allerbelangrijkste is dat je voor jezelf een fijne manier van werken ontdekt. En neem je niet alleen voor om je mailbox aan te pakken, onderneem ook actie. Anders blijft je overvolle en tijdrovende mailbox een klus waar je maar tegenaan blijft hikken. En dat is geen oplossing!
Wil je iets aan je mailbox doen en heb je hulp nodig? Weet je toch niet waar je moet beginnen? Ik help je natuurlijk graag. Je kunt per mail contact met me opnemen.